kiat menjadi seorang moderator

Moderator acara memegang peranan yang amat penting pada hari-H. Sukses tidaknya, berkesan tidaknya acara bagi peserta, narasumber, pemasang iklan dan panitia akan amat terlihat pada bagaimana moderator menjalankan tugasnya.

Berdasarkan pengalaman pribadi saya, berikut adalah sedikit panduan tentang bagaimana menjadi moderator seminar yang baik. Anda barangkali punya pengalaman yang bisa memperkaya, silahkan dibagi di sini.

hal hal:

1. Pelajari material setiap sesi.

Mau cara yang gampang, minta panitia untuk kirimkan handout dari setiap pembicara. Tapi ada kalanya (sering bahkan) handout ini tidak bisa diterima hingga hari H. Maka tempuh alternatif lain: Anda bisa lakukan riset di internet. Dengan cara ke-2 ini, Anda tetap harus setidaknya membaca beberapa bagian dari handout/slide begitu Anda tiba di lokasi acara. Pengetahuan tentang materi yang akan disampaikan akan membantu Anda:

• Membuat preview dan kata-kata pembuka sesi yang berbobot dan tidak kacangan. Jika narasumber yang hadir adalah orang2 terpilih, tak ada salahnya Anda juga tampil smart dan well-informed.
• Ngobrol dengan narasumber ketika mereka hadir di lokasi sebelum acara berlangsung. Pengetahuan Anda tentang apa2 yang akan mereka bawakan tidak hanya akan membuat hubungan Anda jadi lebih cair, namun juga membuat sang narasumber berikan apresiasi kepada Anda atas pemahaman atau minimal ketertarikan yang Anda punya atas materi yang akan dia bawakan.

2. Pilih busana baik-baik

Jangan pakai baju warna kinclong atau apapun yang mencolok. Itu akan membuat Anda tampak lebih menonjol ketimbang sang pembicara. Dalam acara di mana Anda jadi moderator, ingat ingatlah untuk tidak tampak lebih keren secara menonjol ketimbang sang narasumber. Dengan baju yang mencolok apalagi dandan yang berlebihan, itu akan membuat perhatian audience dan pemirsa dokumentasi foto/film menjadi teralihkan secara serius pada Anda. “Yah, klo dasarnya emg keren gimana, dong?”. Iya, tahu. Tapi bagaimanapun, bintangnya adalah mereka para narasumber, sayangnya bukan Anda sang moderator.

3. Persiapkan amunisi dengan baik

Anda sebaiknya bersiap manakala panitia terlalu sibuknya hingga tak sempat siapkan hal-hal remeh untuk kepentingan narasumber. Berikut adalah yang biasa saya siapkan dan bawa pada saat acara:

• Form kurikulum vitae pembicara. Meskipun panitia biasanya punya, tapi saya lebih suka pake punya sendiri manakala desain & layoutnya lebih keren.
• Paparan perkenalan diri Anda sendiri, untuk dibacakan oleh MC. Saya lebih menyukai model perkenalan yang sifatnya pemaparan alih-alih berbentuk daftar yang membuat cara pembacaan menjadi kaku. Apapun, sebaiknya ini Anda siapkan sendiri. Normalnya, Anda tak perlu membuat perkenalan yang panjang apalagi sampai melebihi narasumber.
• Form pertanyaan peserta. Intinya adalah ada slot untuk mengisi nama, asal, dan pertanyaan. Tapi tentu pake kertas kosong pun tak masalah. Intinya Anda harus bawa, dan bukan hanya untuk Anda sendiri, tapi juga untuk narasumber yang bisa jadi tak membawa selembar kertas pun bersama mereka. Akan tampak profesional bila kertas2 yang Anda bawa memiliki kop nama kegiatan. Itu akan membuat Anda (dan panitia) terkesan well-prepared.
• Surat Cinta untuk memberitahukan batas waktu. Saya biasa menggunakan surat cinta untuk memberitahukan bahwa waktu kurang 15 menit, kurang 5 menit, dan waktu telah habis. Saya cetak di kertas ukuran A5 dg ukuran huruf super besar. Diupayakan pake kertas yang tebal, sedemikian rupa sehingga bila Anda menunjukkannya ke pembicara, kertas tersebut tidak trawang terlihat oleh hadirin. Dan satu lagi, bikin juga surat cinta untuk memberitahu agar narasumber mempersingkat jawabannya (untuk digunakan di sesi tanya jawab).
• Siapkan juga kertas kosong ukuran kecil (misal A5 bagi dua) untuk surat-suratan dengan panitia, yakni manakala Anda memanggil panitia ke meja Anda.
• Dan juga siapkan ballpoint, untuk Anda dan juga jaga-jaga buat narasumber (bisa minta ke panitia sebelum Anda maju ke depan)

KOMPONEN HUBUNGAN MASYARAKAT

KOMPONEN HUMAS

Terlepas dari pemahaman humas dimanfaatkan sebagai “alat” manajemen atau tidak, maka untuk mencapai tujuan-tujuan, tugas-tugas, dan kegiatannya, humas menggunakan alat-alat atau media tertentu. Ada beberapa alat yang digunakan humas untuk mencapai tujuan-tujuan humas, antara lain yaitu
1. IKLAN
Ada perbedaan mendasar antara iklan sebagai alat marketing dan iklan sebagai alat humas adalah melihat pesan yang diiklankan. Selama pesan iklan berkaitan dengan produk, maka dapat dikatakan saat itu iklan merupakan media/ alat marketing. Namun, ketika iklan membawa pesan yang berkaitan dengan perusahaan, maka saat itu iklan merupakan alat atau media humas. Menurut Rhenald(1994:151), ada empat jenis iklan korporat, yakni public relation advertising, instutional advertising, corporate identify advertising,. Dan recruitment advertising.
a. public relation advertising
public relation advertising adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hal menyangkut pelayananya. Misalnya, pindah gedung, keterlambatan pelayanan, insiden(kecelakaan, kebakaran, pemogokan), perminta maaf ucapan terimakasih, simpati, dan sebagannya.sifat pesannya adalah informative atat sekedar pemberitahuan melalui media massa.
Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangi kesalahan petugas humas dalam menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.
b. instutional advertising
Iklan jenis ini bertujuan memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofis. Misalnya, tentang kontribusi perusahaan terhadap masyarakat, tentang keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan, pelayanan masyarakat, dan sebagainya.
Keuntungan iklan jenis ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih berwibawa dan mengesankan kebesarannya.
c. corporate identify advertising
corporate identify advertising adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik logo, warna identitas, nama perusahaan, dan desain fisik lainnya. Digunakan ketika perusahaan akan merubah logo.
Keuntungan iklan ini adalah dapat mempermudah masyrakat mengenal dan mengingat perusahaan. Misalnya, warna orange mengingatkan kita
pada PT. Pos Indonesia, dan sebagainnya.
d. recruitment advertising
yaitu bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan. Orang yang berkualitas tidak akan melamar pada perusahaan yang memasang iklan lowongan seadanya.
Iklan lowongan ini dianggap serius bila memilki indikasi bentuk ukuran cenderung besar, desain menarik, kata-katanya santun, jujur dengan menampilkan posisi, tugas dan kualifikasi yang dibutuhkan, serta mencantumkan identitas perusahaan.

2. PAMERAN
Kegiatan pameran baik yang dilakukan sendiri maupun oleh organisasi lain, merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan pemeran yang biasannya dengan upacara mengundang beberapa pejabat atau tokoh masyarakat akan mengundang kedatangan pers. Disinilah Humas memanfaatkan pameran untuk memperoleh publisitas. Petugas humas melobi pejabat atau tokoh masyarakat yang diminta untuk membuka pameran untuk mengunjungi satnd perusahaanya. Hal ini diharapkan pers dapat mengabadikan foto pejabat dengan latar belakang stand pameran kita untuk kemudian ditampilkan dalam media massa Yang harus diperhatikan dalam pameran adalah
desain lokasi yang sangat menarik
pelayanan penjaga stand harus komunikatif, ramah, dengan budaya organisasi
publikasi yang intensif dengan menyebarkan kartu, display, booklet, leaflet, dan sebagainnya.

3. MEDIA INTERNAL
Media internal atau dikenal dengan istilah mejalah Ing-griya, merupakan suatu terbitan yang ditujukan untuk public internal (karyawan dan keluarga karyawan), berisi tentang beberapa informasi perusahaan, sifatnya top down maupun bottom up , tujuannya untuk menciptakan kondisi yang well informed dan membina loyalitas antara karyawan dengan perusahaan.
Terbitan Ing-griya, dapat dalam bentuk news letter, bulletin, majalah, atau tabloid. Sajiannya berupa foto, pengumuman, artikel, berit(spot news maupun features) tentang perusahaan, profil karyawan berprestasi, program perusahaan, dan sebagainnya.

4. FOTOGRAFI
Kekuatan foto melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak otentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistic. Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi.maka, humas harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan menyolok, terjaga keterbaruannya, diambil pada saat yang tepat.
Humas juga harus mengambil kemudi dalam hal pengembalian dan penyimpanan foto. Alasanya karena foto digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang lainnya tidak boleh bertentangan dengan image perusahaan.

5. FILM
Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset, dan sebagainnya. Melalui film humas dapat menyampaikan pesan-pesannya. Tidak hanya film dokumenter, film cerita pun juga merupakan media yang efektif.
6. PERS
Media massa seperti radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku, memilki sifat serempak, dapat menjangkau khalayak luas dan periodik menjadi perhatian yang “agak berlebihan” bagi praktik humas. Banyak perusahaan yang khusus untuk keperluan hubun gan dengan media massa ini.
Kegiatan yang yang dapat dilakukan humas dalam hubungan ini adalah jumpa pers, press tour, press clipping. Ada banyak keuntungan melakukan kegiatan ini berhubungan dengan pers. Tidak hanya memperoleh publisitas bila termuat di media mereka. Melainkan humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi dan evaluasi.

HIDUP MATINYA PR TERHADAP EKSISTENSI MEDIA

Public relations is planned,persuasive communication designed to influence significant public ”jhon E. marson’’(modern public relations,1979).
Hubungan masyarakat atau public relations adalah suatau usaha yang sengaja dilakukan,direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga /instansi dengan masyarakat.PR adalah sebuah seni sekaligus ilmu social dalam menganalisa kecenderungan ,meramalkan konsekuensinya,memberikan pengarahan kepada pemimpin institusi/lembaga dan melaksanakan progam progam terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut terhadap masyarakat terkait.
Humas atau sering disebut Public relation adalah bagian dari ilmu komunikasi yang membahas mengenai berbagai ilmu hubungan-hubungan secara luas yang meliputi masyarakat umum dan media.oleh karena itu PR merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap public ,mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentinagn piblik.serta merencanakan dan melakukan suatu progam kegiatan untuk meraih pengertian,pemahaman dan dukungan dari public.
Dalam hal ini sebuah public relations dalam memahami masyarakat butuh sebuah stekholder untuk menunjang eksistensi sebuah public relation yang efektif dan dinamis.salah satunya dalam kutipan ini adalah hubungan PR dengan media,Hubungan hubungan PR dengan media sangat penting dan vital dalam membangun sebuah image dalam instansi /lembaga.karena media merupakan alat komunikasi yang sangat efektif dalam menyampaikan informasi dan pengetahuan bagi khalayak umum.sebuah PR mempunyai perencanaan yang matang dan jitu,fungsi PR dalah membangun sebuah image positif ke masyarakat.membangun kredibilitas sebuah instansi/lembaga melalui apa yang disampaikan.dalam melakukan pembentukan image seorang PR harus mampu memanfaatkan media.mengapa??karena sekarang ini kita tidak bisa terlepas apa yang namanya sebuah media,media berperan aktif dalam mengawal ,memberitakan kinerja sebuag PR.
APA ITU MEDIA??
Hubungan media adalah usaha untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan informasi humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman public dari sebuah organisasi perusahaan terkait.”frank jefkins”(2000).
Dari definisi diatas bahwa hubungan media merupakan salah satu bagian dari kegiatan PR .jadi apa yang menjadi tujuan humas juga menjadi tujuan hubungan media.bisa dkatakan media merupakan faktor vital hidup matinya sebuah PR.


FUNGSI SEBUAH PR
Internal fungtion:
· Mengkomunikasikan kebiajakan manajemen kepada karyawan
· Menjelaskan kebijakan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan(decision making)
· Membangun jaringan interaktif antara karyawan dengan manajemen
· Membantu proses restrukturisasi ,mengurangi dampak buruk
· Membantu peningkatan sanse of belonge
· Membantu terciptanya budaya perusahaan sesuai visi
Eksternal fungtion
· Mensosialisasikan kebijakan perusahaaa kepada public
· Menjelaskan hasil RUPS/RUPSLB
· Membnantu pemasaran untuk menciptakan citra produk
· Mensosialisasikan prestasi yang dicapai perusahaan.
· Mengembakan progam community devolepment
· Menyiapkan sarana public untuk melihat perusahaan secara langsung
Dalam melihat fungsi-fungsi PR sangat komlpek baik dalam internal perusahaan maupun eksternal. Untuk publik intern disini adalah staf karyawan dan para pemegang saham. Dan untuk publik extern adalah masyarakat luas, pemerintah dan media massa

Dalam mensosialisasikan fungsi-fungsi tersebut PR harus bekerjasama dengan sebuah media.karena pentingnya peran media dapat dikatakan bahwa hubungan media sangat perlu meskipun tidak mutlak dilakukan.Tujuan hubungan media dengan PR tidak hanya memberikan informasi semata namun menciptakan citra posotif maupun negative, itu semua tergantung pada sebuah media memberitakanya.semakin baik hubungan terhadap media semakin baik pula citra PR dalam perusahaan,begitu juga sebaliknya.
Hubungan komunikasi dengan media merupakan obat yang mujarab bagi sebuah PR untuk eksistensi dimata public dalam menegmbangkan produk,citra sebuah insansi/perusahaan.pentingnya memahami sebuah media oleh seorang PR,dalam sebuah buku dari Marshall McLuhan dalam buku’’understanding media’’ mengatakan bahwa media adalah ‘’The Extention Of Man’’(media adalah perluasan manusia) apa yang menjadi keinginan,cita-ita dan tujuan seseorang manusia dapat diperluas oleh senuah media.media yang mempunyai kapabilitas yang luas akan meluaskan hal pada diri manusia dan menerobos ruang waktu(PR).




BERBAGAI MACAM HUBUNGAN MEDIA
1. Newslatter
2. Acara khusus
3. Press tour
4. Laporan tahunan
5. Sponsor
6. Poster
7. Iklan
8. Pengumpulan uang
9. Seminar
10. Pameran
11. Selebaran
12. Surat pembaca

Berbagai macam cara dapat dilakukan PR melakukan hubungan dengan media,ini dapat membuat sebuah PR melaksanakan tugasnya dengan lebih efektif dalam menyampaikan pesan,konsep yang ingin disampaikan kepada khalayaknumu lewat sebuah media.Membangun hubungan dengan media dapat dilakukan berbagai cara
Seperti petemuan rutin dengan pimpinan yang melibatkan media,press conference, kunjungan media,pelatihan media agar memahami aktivitas bisnis suatu perusahaan.
Eksistensi media sangat berperan aktif dalam membangun sebuah citra,seoarang PR harus pandai bekerjasama dengan sebuah media karena media dapat menjunjung dan menjungkirbalikkan sebuah citra yang dapat dikemas didalam sebuah media tersebut,
Seiring dengan perkembangan yang ada dan tingginya kebutuhan akan pengetahuan akan tenaga yang menguasai secara baik seluk beluk media dengan network dan kedekatannya, kini tumbuh dan berkembang pula jasa yang mengkhususkan pada bidang media relations ini. Dua hal ini menjadi pertimbangan utama dalam penyuguhan teori dan fakta dilapangan selain juga adanya permintaan tentang bagaimana menggunakan media massa untuk keuntungan perusahaan (meminimalisasi misunderstanding/miscommunication) atau juga buat keuntungan diri anda sendiri. Tentu sudah sangat dimengerti bahwa secara teori, media relations memiliki fungsi atau peran pertama berkenaan dengan komunikasi, kedua berkenaan dengan pemberian informasi atau memberi tanggapan pada pemberitaan media atas nama organisasi atau klien. Kenapa demikian? Hal ini lebih dikarenakan dewasa ini media massa sudah menjadi bagian dari banyak orang. Nyaris tak ada kegiatan yang tak melibatkan media massa dalam kehidupan kita. Oleh karenanya, organisasi mau tidak mau membutuhkan sebuah hubungan baik dengan media yang oleh praktisi PR menjadi salah satu roh penting dalam aktivitas Public Relations.
Pemaparan di atas memang tidak secara spesifik berkaitan dengan fungsi dan tugas seorang media relations officer, melainkan penekanan pada kompetensi seorang PR yang selain harus memiliki kemampuan teknis juga harus menguasai dan mampu membuat sebuah analisa akan perkembangan opini publik atau perusahaan/ organisasi. Kembali lagi kepada definisi media relations, secara teori seperti dalam glosarium, media relations adalah berhubungan dengan para wartawan dalam upaya untuk membina hubungan yang baik dengan media siaran, cetak, dan online. Dari sini Media Relations Officer bisa juga disebut sebagai perpanjangan tangan PR dalam membina hubungan baik dengan media massa. Melihat tugas media relations tersebut jelas bahwasannya peran seorang media relations dalam menyukseskan program dan perencanaan strategi PR menjadi sangat krusial dan penting walaupun tetap saja bisa disebut sebagai seorang executor dari program-program PR nya.
perkembangan dan tuntutan jaman sekarang inilah menurut saya tak ada salahnya bagi individu yang memutuskan untuk terjun secara professional menjadi seorang PR. Tentu saja penguasaan akan hal teknis, netwoking yang bagus kepada media, pemahaman tentang public relations, kemampuan menganalisa dan menganggapi perkembangan opini publik serta penguasaan aspek-aspek terkait dengan peran dan fungsi Public Relations menjadi syarat mutlak. Penguasaan teori itu sangat penting, namun kesiapan menghadapi dunia nyata terkait dengan dunia komunikasi dan khususnya media menjadi hal yang tak kalah pentingnya.